Povolený formát datových zpráv je formát
PDF (verze 1.4 a vyšší), RTF, TXT, DOC, XLS, DOCX, XLSX.
Pro eliminaci možných problémů s doručováním souborů ve formátu PDF doporučujeme v názvu souboru nepoužívat diakritická znaménka. Každý jednotlivý dokument se předává jako právě jeden soubor; není tedy možné rozdělit jeden dokument do více souborů ani slučovat více dokumentů do jednoho souboru.
Velikost předávaných dokumentů je omezena a nesmí přesáhnout 150kB na 1 stránku; např. dokument o 20 stránkách může tedy mít maximálně 3 MB. Tyto parametry neplatí pro dokumenty, které vznikly provedením autorizované konverze podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Přípustná velikost přijímaných zpráv je do 5MB. Přiložené soubory do celkové velikosti 5 MB na jedno podání je možno předávat pomocí elektronické pošty na podatelnu příslušného úřadu; pokud bude velikost dokumentu větší, je třeba předat jej na technickém nosiči dat (možno zaslat i poštou).
Dokument (nemá-li mít povahu kopie) musí být vytvořen převodem z vstupních textových dokumentů (např. z MS Word), nesmí být získán jako grafický obraz (a to jak softwarově - pomocí grafického editoru nebo prostřednictvím naskenování listinné podoby dokumentu). Výjimkou jsou dokumenty, které vznikly provedením autorizované konverze podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů – tyto dokumenty jsou vždy skenem listinné podoby dokumentu. Dokumenty, které vznikly provedením autorizované konverze, musí být ve formátu PDF verze 1.7 a vyšší.
Dokumenty ve formátu MS Word (.doc) a MS Excel (.xls) musí být ve verzi MS Office 2000 – 2007 a nesmí v nich být užito funkcí maker.
Formáty JPG a GIF mohou být použity jako přílohy k textovým dokumentům. Jsou akceptovány všechny standardizované parametry těchto formátů (počet barev, komprese).
Pro podání v podobě datové zprávy doručené na adresu elektronické podatelny platí, že musí být obsahem přílohy k e-mailu, přičemž tato příloha musí být originálně vytvořena v elektronické podobě (nesmí se jednat o naskenovanou listinu) a dále musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem.
Nepřipouští se:
- Datová zpráva je obsahem vlastního e-mailu, tento e-mail je jako celek podepsán uznávaným elektronickým podpisem (formát e-mailové zprávy neumožňuje dlouhodobé uchovávání datových zpráv).
- Datová zpráva je obsahem přílohy e-mailu, uznávaným elektronickým podpisem je podepsán pouze e-mail, nikoliv již příloha (elektronický podpis na „obálce“ datové zprávy – a tj. na vlastní e-mailové zprávě – nelze vztahovat na vložený dokument).
- Datová zpráva je obsahem přílohy e-mailu, příloha byla originálně vytvořena v listinné podobě a opatřena jí odpovídajícími náležitostmi, poté naskenována a opatřena zaručeným elektronickým podpisem (v takovém případě je nezbytné provést autorizovanou konverzi datové zprávy).
Přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých úřad přijímá dokumenty v elektronické podobě
Technickým nosičem pro případy doručování elektronického podání poštou nebo osobně je CD-ROM, DVD-ROM, USB flash disk.
Způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn škodlivý kód
Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý kód, není zpracovávána.
Důsledky doručení neúplného anebo poškozeného dokumentu
V případě, že je úřadu dodán dokument, který je neúplný nebo poškozený tak, že jeho obsah nelze identifikovat, a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal, považuje se dokument za nedoručený.
Pokud obsah dodaného dokumentu nelze identifikovat, avšak lze určit jeho odesilatele a jeho kontaktní údaje, vyrozumí pracovník podatelny odesilatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění s přihlédnutím ke konkrétní povaze vady. Nepodaří-li se úřadu ve spolupráci s odesilatelem vadu dokumentu odstranit, dokument nezpracovává.
Další možnosti elektronické komunikace
Podání je možno učinit také v elektronické podobě na adresu elektronické podatelny bez elektronického podpisu nebo faxem, a to za podmínky, že podání je do 5 dnů doplněno ústním podáním do protokolu nebo písemným podáním v listinné podobě nebo písemným podáním v elektronické podobě podepsaným uznávaným elektronickým podpisem nebo označeným elektronickou značkou. Uvedené neplatí pro návrhy na vklad, které lze činit pouze v listinné podobě.
Poslední aktualizace: 10.9.2012